แนวทางในการแก้ไขปัญหาพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเต็มบน Zendesk – บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด

หากมีการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล (Data storage) หรือพื้นที่จัดเก็บไฟล์ (File Storage) เกินขีดจำกัดที่ทาง Zendesk กำหนดไว้อาจจะมีส่งผลกับการทำงานในอนาคต เช่น เกิดปัญหาในการอัปเดตทิกเก็ตได้ ทั้งนี้ ทางทีมแนะนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาทั้งหมด 3 วิธี ดังต่อไปนี้

การลบทิกเก็ตเก่าๆ ย้อนหลังเพื่อเพิ่มพื้นที่File storage ที่บน Zendesk

1.1 ตั้งค่ากำหนดการลบ (Deletion schedules)

ในการตั้งกำหนดการลบ (Deletion schedules) บน Zendesk นั้นจะช่วยกำหนดเวลาในการลบทิกเก็ตที่ถูก Closed ไปแล้วได้โดยอัตโนมัติหลังจากที่ได้มีการกำหนดระยะเวลาขึ้น ซึ่งฟีเจอร์นี้มีประโยชน์สำหรับการจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและสำหรับ Policy ด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น GDPR หรือ CCPA

ทั้งนี้ทิกเก็ตที่ได้ดำเนินการลบไปแล้วนั้นจะไม่สามารถกู้คืนได้ ทางทีมจึงแนะนำให้ดำเนินการตรวจสอบให้แน่ใจก่อนการเปิดใช้งานกำหนดการลบ (Deletion schedules) นะครับ

ขั้นตอนการตั้งค่ากำหนดการลบ (Deletion schedules)

ในหน้า Admin Center > Account > Security > Deletion schedules > คลิก Create deletion schedule ที่มุมบนด้านขวา

ตั้งชื่อ Schedule หรือเพิ่มคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งเวลา
ในหัวข้อ Delete closed tickets สามารถระบุการตั้งเวลาในช่อง Value และ Unit เพื่อลบทิกเก็ต เช่น หากต้องการลบทิกเก็ตที่ถูก Closed ไปแล้ว 3 ปีในช่อง Value > 3 และ Unit > Years
หลังจากนั้นกดปุ่ม Preview เพื่อดูจำนวนทิกเก็ตที่เข้าเงื่อนไขเวลาในการลบ
คลิกปุ่ม Create

จากนั้นปุ่ม Save เพื่อบันทึก

เมื่อระบบกลับมาที่หน้าหลัก กดปุ่ม () และเลือก Activate เพื่อให้ระบบดำเนินการลบทิกเก็ต
จากนั้นจะมีคำถามยืนยัน ให้ Tick หน้า checkbox เพื่อยืนยันว่าต้องการให้ระบบทำการลบทิกเก็ต
คลิก Activate deletion schedule

หมายเหตุ: การกำหนดตารางเวลาในการลบทิกเก็ตจะลบทิกเก็ตที่ถูก closed ไปแล้วเกิน 120 วัน ถ้าหากมีการตั้งค่าการการลบทิกเก็ตทีมีสถานะเป็น closed น้อยกว่า 120 วัน ระบบจะคำนวณการตั้งค่าเป็น 120 วันครับ

โดยปกติการตั้งค่า schedule ของการลบทิกเก็ตนั้นจะสามารถตั้งค่าให้ activate ได้เพียง 1 schedule ต่อครั้งเท่านั้น และหากต้องการปิดการทำงานของ schedule สามารถกดปุ่ม deactivate หน้า schedule เพื่อให้ระบบหยุดการลบทิกเก็ตครับ ในการตั้งค่าการลบทิกเก็ตนี้ จะไม่ส่งผลกระทบต่อการตอบทำงานหรือตอบแชทของ Agent

อนึ่งหากมีข้อมูลทิกเก็ตจำนวนมาก เช่น 1,000,000 ทิกเก็ต ระบบจะทำการทยอยลบทิกเก็ตให้นะครับ อาจจะไม่ได้ลบเสร็จสิ้นในวันเดียวนะครับ

ข้อมูลเพิ่มเติม: Creating ticket deletion schedules for data retention policies

1.2 ลบ Ticket โดยวิธี Manual

เปิดทิกเก็ตจากหน้า View และเลือกทิกเก็ตที่ต้องการลบ โดยสามารถเลือกได้ครั้งละหลายทิกเก็ต
คลิกปุ่ม Deleted

จากนั้นระบบจะถามแจ้งจำนวนทิกเก็ตที่ต้องการลบ ซึ่งหากต้องการ restore ticket อาจจะต้อง restore จาก view : Deleted ticket > กดปุ่มเลือก Deleted ticket

2. ซื้อ License ให้กับ Agent เพิ่มหรือหรืออัปเกรดแพลน

โดยปกติ Data Storage จะกำหนดให้แต่ะละ plan เป็น 10 GB ส่วน File Storage จะกำหนดตามจำนวน license ของ Agent ในแต่ละ plan เช่น หากเป็นแพลน Suite Team ซึ่งกำหนดให้ใช้ file storage data แต่ละ Agent ได้คนละไม่เกิน 2 GB แต่หากมีการอัปเกรดเป็นแพลน Growth หรือ Suite Professional จะได้รับพื้นที่ file storage เพิ่มขึ้นอีก 3 GB/Agent ซึ่งถ้าหากมี Agent ทั้งหมด 6 คน จะได้รับพื้นที่ 6x5 = 30GB ครับ

3. ซื้อพื้นที่ Data storage & File storage เพิ่ม

ทางราชาเฟอร์รี่สามารถดำเนินการซื้อ Add-on More Storage เพื่อเพิ่มพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล Data Storage ได้ 500MB และ FIle storage 25GB ต่อ Unit ครับ

เอกสารเพิ่มเติมดูหัวข้อ Buying more storage for the first time