วิธีการเปลี่ยนชื่ออีเมล โดยไม่มีผลกระทบกับชื่ออีเมลเดิม

ในกรณีที่ผู้ใช้งานตั้งชื่ออีเมลผิดหรืออยากจะเปลี่ยนชื่อเมล โดยต้องการแก้ไขและให้แน่ใจว่าชื่อเดิมยังคงรับเมลได้เหมือนเดิม ใน G Suite จะมีการทำงานที่เรียกว่าการเพิ่มชื่อเสมือนหรือ Alias Name ซึ่งเราแนะนำว่าให้ทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1 Log in เข้าไปที่ Admin Console ที่ลิงค์ admin.google.com โดยใช้ชื่อบัญชีของผู้ดูแลระบบขององค์กร

ขั้นตอนที่ 2 ภายหลังจาก Log In เข้าไปแล้ว ให้คลิ๊กเลือก Users ตามในรูป

ขั้นที่ 3 เลือกชื่อ User ที่ต้องการเปลี่ยนชื่ออีเมล โดยเลื่อนเมาส์ไปที่ชื่อผู้ใช้งานที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ และเลิือก Rename User

ขั้นตอนที่ 4 แก้ไขชื่ออีเมลใหม่ (Username) ตามที่ต้องการ ดังตัวอย่างในรูป 

ภายหลังจากดำเนินการเสร็จสิ้นในขั้นตอนนี้ อีเมลของผู้ใช้งานจะถูกเปลี่ยนมาเป็นชื่ออีเมลใหม่ โดยยังคงใช้ Mailbox เดิมของตนเอง ข้อมูล เอกสาร และอื่นๆ ที่เก็บใน Mailbox และใน Google Drive และรหัสผ่านจะยังคงเหมือนเดิม โดยเปลี่ยนเฉพาะชื่อ Username เท่านั้น ซึ่งผู้ใช้งานอื่นที่ต้องการส่งเมลมาที่ที่อยู่อีเมลใหม่จะส่งเมลมาที่ชื่อใหม่ได้

อย่างไรก็ตามเพื่อป้องกันการผิดพลาดในกรณีที่ยังคงมีผู้ส่งเมลมาที่ที่อยู่เดิม เนื่องจากเรายังไม่ได้บอกกับประชาชนหรือเพื่อนร่วมงานอื่นๆ ว่าเราเปลี่ยนชื่ออีเมลแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปทันที (หรือภายใน 10 นาที) คือการเพิ่มชื่อเสมือน (Alias Name) ซึ่งชื่อ Alias Name นี้คือเพื่อนร่วมงานของเราสามารถส่งเมลให้เราในชื่อ Alias Name เราก็จะยังได้รับเมลเหมือนเดิม มาที่ Mailbox เดิม หลักการของ Alias Name ก็คล้ายๆ กับการตั้งชื่อเล่น Nick Name หรือนามปากกานั่นเองครับ ซึ่งสามารถทำได้ตามขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 5 การตั้งชื่อ Alias Name สามารถทำได้โดยการคลิ๊กเข้าไปที่ชื่อของผู้ใช้งาน ซึ่งจะปรากฎหน้าจอดังภาพต่อไปนี้

จากนั้นคลิ๊กที่ User Information และดำเนินการตามขั้นต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 คลิ๊กเลือกที่ Email aliases เพิ่ือทำการเพิ่ม Email Alias

ขั้นตอนที่ 7 คลิ๊กที่แถบ Alias และใส่ชื่อผู้ใช้งานอีเมล (Username) เดิมที่ถูกเปลี่ยนไป จากนั้นกด SAVE

ขั้นตอนที่ 8 เสร็จสิ้นการดำเนินงาน เราจะมี Alias Name ตามในรูป ไม่ต้องกังวลหากมีคนยังส่งเมลไปที่เมลเดิม

ทำตามขั้นตอนข้างบนนี้ ผู้ใช้งานก็จะแก้ปัญหาการเปลี่ยนแปลงอีเมลได้แล้วครับ