การตั้งค่าเมื่อผู้รับอ่านจดหมาย ให้อีเมล์ตอบกลับ – บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด

การที่เราต้องการส่งอีเมล์ไปยังผู้รับ แล้วต้องการเช็คว่า ผู้รับนั้นๆได้ทำการอ่านหรือเปิดดูอีเมล์ที่เราส่งไปให้แล้วหรือยัง ซึ่งข้อดีคือเป็นการตรวจสอบว่าผู้รับ ได้รับอีเมล์แล้ว หรือเวลาสั่งงานทางอีเมล์ในองค์กรเราก็สามารถตรวจเช็คได้ว่าใครเปิดดูอีเมล์นั้นๆและบ้าง ซึ่งผู้ที่ทำการตั้งค่า Email Read Receipts จะต้องเป็น Admin ของ G Suite เพื่อทำการตั้งค่า ซึ่งมีวิธีการและขั้นตอนดังต่อไปนี้

Login เข้าสู่ Google Apps Business ด้วย Username และ Password (จะต้องเป็น Admin ของ G Suite)
จากนั้นเลือกที่เมนู Mail > เลือกที่”รูปฟันเฟือง”> “Manage this domain”
จากนั้นก็จะปรากฏหน้า Console ของ G Suite จากนั้นเลือกที่ “G Suite”
จากนั้นก็จะปรากฏรายการ Apps ของ G Suite ให้เลือกที่ “Gmail” เพื่อจะเข้าไปตั้งค่า Gmail
จากนั้นก็จะปรากฏรายละอียดของ Gmail ให้เลือกที่ “Advanced settings”‘
และจากนั้นก็ให้เลื่อนลงมาให้ส่วนของ “Email Read Receipts” จะมีส่วนให้ตั้งค่าทั้งหมด 3 ค่าโดยที่
- แบบที่ 1 คือ ไม่ต้องแสดงการรายงานกลับมายังผู้ส่ง
- แบบที่ 2 คือ อนุญาติให้ผู้อ่านอีเมล์ส่งการตอบกลับมายังอีเมล์ภายในองค์การซึ่งเราสามารถกำหนดเป็นอีเมล์ได้ สูงสุด 100 รายการและในกล่อง Checkbox เพื่อแสดงว่ายอมรับให้ส่งรายงานการอ่านกลับมายังผู้ส่งแบบอัตโนมัติ
- แบบที่ 3 คือ อนุญาติให้แสดง Pop up เพื่อให้ผู้อ่านกดยอมรับให้การส่งรายงานการเปิดอีเมล์กลับมาที่ผู้ส่ง
ในที่นี้ให้เลือกเป็นแบบที่ 3 เพราะต้องการให้แสดง Pop up การยืนยันการส่งรายงานการอ่านจากผู้อ่าน
จากนั้นให้ทดลองส่งอีเมล์ จากนั้นเลือก v ดังรูป และเลือกที่ “Request read receipt” และกด “Send”
ในหน้าต่างอีเมล์ของผู้รับเมื่อกดเข้าไปอ่านอีเมล์
ก็จะแสดง Pop up ขึ้นมาถามว่าเราต้องการส่ง การตอบกลับของการเปิดจดหมายให้เลือก “Send receipts”
เเละเมื่อกลับมาดูในหน้าต่างของผู้ส่งที่เป็น Admin ของ Google Apps ก็จะแสดงหน้าต่างแบบนี้และจะแสดง วัน เวลา ที่อ่านอีเมล์นั้นๆ