การสร้างกลุ่มใน Google Mail (G Suite) – บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด

การสร้างกลุ่มใน Google Mail หรือ G Suite จะช่วยให้สามารถส่งเมล์หรือจดหมายไปยังผู้อื่่นได้ทีละหลายๆคนพร้อมกัน โดยที่ไม่ต้องเลือกรายชื่อทีละคน เพื่อเป็นการตัดปัญหาการทำให้เสียเวลาและยุ่งยากออกไป นอกจากนั้นยังสามารถใช้กลุ่มในการแบ่งปันเอกสาร ไซต์ หรือปฏิทินได้อีกด้วย

เปิด Google Mail ขึ้นมา ไปที่เมนู “รูปเฟือง” แล้วเลือกเมนู “จัดการโดเมนนี้”
จากนั้น Google จะแสดงหน้าคอนโซลผู้ดูแลระบบ
ดูที่ด้านล่างของหน้าจอ จะเจอแถบเมนู “การควบคุมเพิ่มเติม” ที่ถูกย่ออยู่ ให้ทำการกดที่ลูกศรหนึ่งครั้ง เมนูต่างๆที่ถูกซ่อนอยู่จะปรากฏขึ้นมา
เลือกเมนู “กลุ่ม” โดยการกดหนึ่งครั้ง หรือถ้าต้องการให้เมนู “กลุ่ม” แสดงอยู่ในส่วนกลางของหน้า สามารถทำได้โดยการนำเม้าส์ไปชี้แล้วลากให้ไปอยู่ในส่วนของกลางหน้านั่นเอง
เมื่อกดแล้วลากเม้าส์ออกมาจากแถบเมนู “การควบคุมเพิ่มเติม” เมนูจะกลายเป็นภาพสีจางๆ แล้วเมื่อถึงส่วนกลางของหน้าจะมีกรอบสี่เหลี่ยมปรากฏคำว่า “วางไว้ที่นี่” เพื่อให้วางเมนูที่ต้องการ ดังภาพ
เมื่อลากเมนูมาจนถึงที่วางแล้ว ให้ปล่อยการกดเม้าส์ เพื่อวาง และครั้งต่อไปจะสามารถใช้งานเมนู “กลุ่ม” จากส่วนนี้ได้เลย โดยที่ไม่ต้องเข้าไปที่แถบเมนู “การควบคุมเพิ่มเติม” อีก แล้วถ้าต้องการใช้งานให้กดที่เมนู “กลุ่ม” หนึ่งครั้ง
Google แสดงหน้าเมนู “กลุ่ม” เพื่อให้สามารถจัดดการได้
เลือกเมนู “ สร้างกลุ่ม” ดังรูป เพื่อทำการสร้างกลุ่มที่ ผู้ใช้ต้องการ
ทำการกรอกข้อมูล ตั้งชื่่อกลุ่มและที่อยู่อีเมล์ พร้อมทั้งใส่คำอธิบายด้วย เช่น เป็นกลุ่มอะไร เกี่ยวข้องกับอะไร เป็นต้น
เลือกส่วนของระดับการเข้าถึง ซึ่งมีอยู่ 3 แบบ คือ
- ทีม - ทุกคนใน …................(โดเมนของคุณ) สามารถโพสต์ข้อความและดูรายชื่อสมาชิกได้
- อนุญาตให้ผู้ใช้ทุกคนทางอินเทอร์เน็ตสามารถโพสต์ข้อความได้
- ประกาศเท่านั้น - มีเพียงเจ้าของเท่านั้นที่สามารถโพสต์ข้อความและดูรายชื่อสมาชิกได้
- จำกัด - มีเพียงสมาชิกเท่านั้นที่สามารถโพสต์ข้อความและดูรายชื่อสมาชิก
ถ้ามีการเปิดใช้งาน Google Group for business ในภายหลัง: การตั้งค่าระดับการเข้าถึงที่เลือกจะรวมคุณลักษณะเพิ่มเติม หรือ ถ้าต้องการเลือกเพิ่มผู้ใช้ทั้งหมดของโดเมนนี้ไปยังกลุ่ม ก็สามารถเลือกได้โดยการกดหนึ่งครั้งในช่องสี่เหลี่ยมเล็กๆหน้าข้อความ “เพิ่มผู้ใช้ทั้งหมดภายในโดเมนนี้ไปยังกลุ่มนี้”
กดปุ่ม “สร้างกลุ่มใหม่” เมื่อเลือกระดับการเข้าถึงเรียบร้อยแล้ว
จากนั้นทำการเพิ่มสมาชิกใหม่ โดยการพิมพ์ ชื่อ , username หรือ email addressลงไป
เลือกฐานะของสมาชิกว่า ต้องการให้มีฐานะอะไร ระหว่าง สมาชิก หรือ เจ้าของ
จากนั้นกดปุ่ม “เพิ่ม” เพื่อเพิ่มสมาชิกเข้าไปยังกลุ่มที่ได้สร้างไว้
สมาชิกที่ถูกเพิ่มเข้าไปจะแสดงขึ้นมาอยู่ในกรอบสี่เหลี่ยมด้านล่าง เป็นอันเสร็จสิ้นการสร้างกลุ่ม และการเพิ่มสมาชิกของกลุ่ม

จากนั้นผู้ใช้ก็สามารถส่งเมล์หรือเอกสารไปยังบุคคลอื่นๆได้ง่ายๆ โดยการเลือกผู้รับเป็น “ที่อยู่อีเมล์ของกลุ่ม” ที่ได้ตั้งค่าไว้ตั้งแต่แรก เพียงเท่านี้ก็สามารถส่งเมล์ไปยังบุคคลจำนวนมากในครั้งเดียวซึ่งสะดวกและประหยัดเวลาอย่างมาก