แชร์ Email Delegation – DEMETER ICT

Email Delegation คือการมอบสิทธิ์ในการเข้าถึง Email ของเราให้กับบุคคลอื่นในองค์กรเดียวกันเท่านั้น เสมือนเป็นตัวแทนของคุณ โดยสามารถอ่าน ส่ง และลบ Email ของเราได้ แต่ไม่สามารถกำหนดสิทธิ์ให้คนอื่นเปลี่ยนรหัสผ่าน ตั้งค่าบัญชี และแชทแทนเราได้ ซึ่งเราสามารถกำหนดผู้แทนของเราได้ถึง 10 คน สำหรับระบบอีเมล์ Google Apps Business และสำหรับรัฐบาล หรือสถานศึกษา สามารถกำหนดได้ถึง 25 คน ซึ่งมีวิธีการกำหนดดังนี้

Login เข้าสู่บัญชีของ Google Mail ด้วย Username และ Password
เลือกเมนู Mail และเลือกปุ่ม "ฟันเฟือง" > "Settings"
จากนั้นเลือกเมนู "Accounts" ในส่วนของ "Grant access to your account" ให้เลือก "Add another account"
จากนั้นจะแสดง Window Pop Up ขึ้นมาให้เรากรอก Email บุคคลที่เราต้องการที่จะมอบสิทธิ์ในการเป็นตัวแทนของเรา จากนั้นก็กดปุ่ม “Next step”
(จะต้องเป็น โดเมนเดียวกันเท่านั้นถึงจะทำได้ เช่น Gmail กับ Gmail เป็นต้น)
จากนั้นระบบก็จะถามการยืนยันการมอบสิทธิ์ โดยส่ง Email การยืนยันไปที่ Email ที่เราเลือกให้เป็นตัวแทน จากนั้นเราก็กดปุ่ม “Send email to grant access”
จากนั้นก็จะแสดงข้อความบอกว่า รอการยืนยันจากตัวแทนของเรา
ขณะที่รอการยืนยันจากผู้แทนของเรานั้นให้สังเกต สถานะของการยืนยัน จะแสดงว่า "pending"
และหลังจากที่ผู้แทนของเรา ได้กดยืนยันเรียบร้อยแล้ว จะแสดงว่า "accepted"
จากนั้นให้รอเป็นเวลาประมาณ 30 นาที เพื่อให้ผู้แทนของเราตอบรับและเมื่อครบประมาณ 30 นาทีแล้วให้ผู้แทนของเรากดปุ่ม " Refresh " หน้า Mail หน้าแรกหรือกด " Sign Out " ออก แล้วเข้าระบบใหม่
จากนั้นให้เลือกปุ่ม "Account" จะเห็นว่ามี Account ของคนที่มอบสิทธิให้เราเป็นตัวแทนเพิ่มเข้ามา และเขียนกำกับไว้ว่า (Delegated) จากนั้นก็กดเข้าไป
จากนั้นก็จะเปิดแท็บขึ้นมาแท็บใหม่ และแสดงข้อมูลใน Email ของคนที่มอบสิทธิ์ให้เป็นผู้แทนของเขา ซึ่งเราสามารถเปิดดู แก้ไข หรือลบ Email ทิ้งได้